Turnover, fidéliser ses salariés, les accueillir en entreprise.

Intégrer un nouveau membre dans une entreprise n’est pas aussi facile qu’on puisse le croire. La pandémie a changé nos habitudes de recrutement et d’intégration en entreprise. The Creative Gift vous donne toutes les solutions pour affronter cette crise et accueillir avec enthousiasme et convivialité vos nouveaux collaborateurs.

En tant que DRH ou employeur, vous n’êtes pas toujours dans la possibilité d’accueillir votre nouvelle recrue pour sa première journée de travail. Il faudra mettre en place des moyens divers pour recevoir et intégrer vos nouveaux collaborateurs à distance afin qu’ils travaillent confortablement et se sentent proche de la vie d’entreprise.

Votre rôle de manager implique une fonction RH importante face aux nouveaux défis numériques liés à la pandémie mondiale. C’est-à-dire assurer l’activité et l’efficacité des équipes de l’entreprise dès leur recrutement. C’est de l’onboarding. 

L’onboarding qu’est-ce que c’est ?

L’onboarding est le concept qui désigne les processus d’accueil mis en place par les organisations pour s’assurer que leurs nouveaux collaborateurs soient intégrés dans la structure. Les dernières restrictions sanitaires ont conduit à de nouvelles pratiques de l’onboarding. Accueillir un salarié à distance est possible. 
L’Onboarding à distance se compose de quatre étapes dans le contexte actuel :

La préparation : Ce qui se passe avant le début du contrat

L’onboarding est l’étape inévitable qui consiste à former un nouveau salarié et de le faire adhérer à la culture de l’entreprise. C’est une étape qui se réalise en amont (au moins une semaine) avant son intégration. L’Onboarding a un coût moyen de 7000 euros par salarié, il ne faut pas négliger sa qualité. En effet, 80% des nouveaux salariés choisissent lors des premiers mois de continuer ou non leur activité dans l’entreprise. Soyez donc efficace sur votre intégration!

#1 : Privilégiez le digital pour les rassemblements physiques habituels

Préférez programmer des visioconférences avec vos collaborateurs pour fixer vos objectifs, vos réunions quotidiennes et faire des points hebdomadaires en équipe.

 #2 : Rassurez votre nouveau collaborateur

Intégrer le salarié dans la vie sociale de l’entreprise peut se réaliser par l’envoi d’un coffret d’entreprise (Welcome Pack).

Ce kit de bienvenue peut être composé d’une gourde personnalisée, de snacks, d’une tasse personnalisée au nom du nouvel arrivant et à l’image de l’entreprise. Cela permet de lui montrer qu’il est attendu et de créer un accueil chaleureux à l’onboarding digital actuel.
The Creative Gift vous propose des coffrets d’intégration pour vos nouveaux collaborateurs. N’hésitez pas à consulter nos inspirations!

 #3 : Formez vos managers

Leur formation se compose de plusieurs éléments :

• Expliquer pourquoi il est inévitable de conserver l’onboarding et le réaliser avec rigueur.
• Planifier et décrire l’Onboarding (l’ensemble des réunions prévues et ne pas négliger les échéances des futurs ou projets actuels dans l’entreprise). Cela apportera une vision d’ensemble efficace pour que le collaborateur comprenne ses objectifs et qu’il soit directement opérationnel lors de son intégration.

#4 : Anticiper la logistique

Renseignez-vous sur les besoins de votre collaborateur pour conforter ses conditions de travail et assurez-vous qu’il est opérationnel tant matériellement que mentalement. (The Creative Gift vous propose le coffret sur-mesure idéal, singulier à votre image pour vos collaborateurs)

L’arrivée : le premier jour assure une bonne intégration.

Le premier jour en entreprise lui permet de prendre ses repères et de s’intégrer dans l’environnement professionnel spécifique à l’entreprise. Cette journée offre la possibilité de connaître votre culture d’entreprise et de l’impliquer dans votre activité et votre réussite. Il pourra découvrir son planning d’onboarding et découvrir ses futures missions.

 #1 : Avoir une équipe épanouie.

Lors de son intégration, il est important d’assurer le bien être de votre collaborateur. N’hésitez pas à organiser lors de vos pauses des jeux d’entreprise afin qu’il rencontre et échange avec les autres. 

#2 : Transmettez la culture d’entreprise

Partager l’ADN de votre entreprise. Il est bien évident que l’imprégnation de valeur se fait dans le temps mais expliquez-lui les valeurs, objectifs, traditions, partenaires, l’histoire de celle-ci.  Vous pouvez par exemple lui offrir un livret sur votre histoire indiquant les grandes lignes de vos réalisations pour susciter l’envie de contribuer à celle-ci et y construire sa carrière. 

#3 : Transmettez la vision globale

Il est crucial que la nouvelle recrue adopte une vision claire de l’organisation de l’entreprise. Son planning pourra se composer de futures présentations visioconférence avec ses futurs collaborateurs.

#4 : Fixez vos repères

Si plusieurs de vos nouveaux salariés sont onboardés en même temps, privilégiez la création d’un groupe de conversation pour les intégrer de manière conviviale. Il est important de créer de l’entraide, de l’échange pour assurer une intégration réussie. Par exemple, Talkspirit, Workplace et Slack sont de bons outils RSE. Ce sont des plateformes collaboratives instantanées dédiées à la communication et l’organisation quotidienne du travail. 

L’intégration : Au fil des semaines suivantes, effectuer un suivi fortifié

L’onboarding ne s’achève pas lors des premières semaines. L’objectif est que votre collaborateur s’intègre et s’épanouisse sur le long terme.

• Contactez-le quotidiennement pour savoir comment il se sent : vous pouvez lui demander de remplir un questionnaire avec des emojis d’humeur.

• Prenez en compte ses retours et améliorez la QVT de vos salariés.

• Envoyez des questionnaires anonymes à vos collaborateurs avec des questions ouvertes pour avoir le plus de détails et le plus de solutions possibles, cela peut comprendre des questions organisationnelles, relationnelles et structurelles.

• Mettez en place des activités pour favoriser la cohésion d’équipe et l’engagement.  

• Planifiez lors des pauses des sessions de jeux d’équipe à distance (Quiz Culturel, Blind test..), ou des repas en visioconférence pour partager les moments de la journée.

• Planifiez des sessions de coworking virtuelles pour motiver votre équipe.

• Prévoyez une réunion en revenant sur les points forts de la semaine, les actions positives et discuter sur les activités externes de vos collaborateurs. 

• Soyez transparent et direct lors de vos échanges pour installer une confiance mutuelle.

La rencontre physique : le moment où l’employé va réussir son intégration en présentiel. 

Lors de son arrivée en présentiel votre collaborateur aura sûrement de nombreuses questions non évoquées en distanciel. Vous devrez prévoir de la disponibilité pour lui apporter réponses et conseils.

Accueillez-le lors de son arrivée.

Petit rappel des choses simples : Proposez-lui un café, échangez sur son activité en télétravail et comment il l’a vécu.. Faites-lui visiter la structure et présentez l’équipe. 

Assurer son intégration sur le long terme

Il est évident qu’il faille un temps d’adaptation quand on passe de rencontres virtuelles à présentielles, laissez faire les choses et restez à l’écoute…

Il peut être appréciable d’organiser un repas spécifiquement dédié à son arrivée dans l’équipe. Ce moment d’échanges informels pourra accélérer son sentiment d’appartenance et accroître son épanouissement.